Счёт на оплату онлайн: выставить и скачать .docx или .pdf бесплатно

Что внутри сгенерированного счёта

Шаблон собирает счёт по структуре, принятой в российской деловой практике - именно такие счета принимает 1С и бухгалтерия заказчика без вопросов.

• Верхняя информационная строка. Стандартное «Внимание! Оплата данного счёта означает согласие с условиями поставки услуг» - корректирует юридический статус документа как оферты.
• Шапка с банковскими реквизитами. Таблица в стиле официальных образцов: «Банк получателя / БИК / номер банка», «Корр. счёт / Сч. №», «Получатель / Сч. №». Если ввели номер для СБП - добавится отдельная строка «СБП: +7 (XXX) XXX-XX-XX». Это критично: 1С импортирует реквизиты именно из такой таблицы.
• Заголовок счёта. «Счёт № [номер] от [дата]» - крупным шрифтом по центру.
• Плательщик. Имя/название, ИНН и адрес одной строкой - чтобы бухгалтер сразу видел, кто платит.
• Таблица услуг. 6-колоночная: №, наименование, единица, количество, цена, сумма. Итого с жирной строкой.
• НДС-строка. Автоматически: «Без НДС» для самозанятых и УСН без НДС; «В т.ч. НДС X% - сумма» для плательщиков НДС с автоматическим расчётом суммы налога из итога.
• Сумма прописью. «Всего к оплате: 50000,00 руб. (Пятьдесят тысяч рублей 00 копеек)» - спасает от опечаток в платёжке заказчика.
• Юридическое обоснование «без НДС». Для самозанятых - со ссылкой на 422-ФЗ, для УСН - на ст. 346.11 НК РФ. Без формального обоснования заказчик может попросить дописать.
• Срок действия. «Счёт действителен в течение [N] банковских дней. По истечении срока цены могут быть пересмотрены». Защищает от срыва сроков.
• Готовое назначение платежа. Полный текст для копирования в платёжку заказчика: «Оплата по счёту № X от Y за [услуга]. НДС не облагается». Просто скопировать-вставить.
• Пометка о чеке (для самозанятого). «После поступления оплаты Получатель сформирует чек в приложении 'Мой налог' и направит его Плательщику» - снимает вопросы бухгалтерии заказчика.
• Подпись получателя. С автоматически сформированными инициалами.

Файл .docx открывается в Word / LibreOffice / Google Docs - при необходимости можно дописать дополнительные пункты, поменять стиль, добавить логотип. PDF готов к отправке заказчику в один клик через email или мессенджер.

Счёт vs счёт-фактура: разница, которая стоит денег

Главная путаница - думать, что это одно и то же или взаимозаменяемые документы. На самом деле это два разных документа с разной целью и разной обязательностью.

Если вы ИП на УСН Доходы 6% - счёт-фактуру вы не формируете никогда. У вас нет НДС, нет книги продаж, нет вычетов. Достаточно обычного счёта на оплату. Большинство самозанятых и малых ИП в России живут именно по этому сценарию.

Обязательные реквизиты счёта

Так как формы у счёта нет, набор реквизитов формируется по обычаям делового оборота. Минимальный набор - такой, чтобы счёт можно было оплатить без вопросов.

1. Шапка. «Счёт № [номер] от [дата]». Нумерация сквозная, с начала года - 1, 2, 3 ... При большом потоке - префикс с инициалами или периодом: «СЗ-001», «2026/004»
2. Получатель платежа. Для самозанятого: ФИО, ИНН, банковская карта или СБП-номер телефона. Для ИП: ФИО ИП, ОГРНИП, ИНН, банковские реквизиты (наименование банка, БИК, корреспондентский счёт, расчётный счёт). Для ООО: наименование, ИНН/КПП, банковские реквизиты
3. Плательщик. ФИО / наименование контрагента, ИНН (опционально - адрес, телефон, email)
4. Основание. «По договору № [номер] от [дата]» или «За оказанные услуги [период]». Если договор не оформлен - «По устной договорённости»
5. Таблица товаров/услуг. Колонки: «№ п/п», «Наименование», «Единица», «Количество», «Цена», «Сумма». Каждая позиция - отдельной строкой
6. Итог. Сумма прописью, отметка про НДС: «Без НДС» (для неплательщиков) или «НДС 20% включён» (для плательщиков на ОСНО). Сумма НДС в т.ч. отдельной строкой
7. Срок оплаты. «Счёт действителен до [дата]» - стандарт 5-10 банковских дней. Без срока банки-плательщики иногда не пропускают платёж как просроченный
8. Назначение платежа. Готовая формулировка для платёжного поручения: «Оплата по счёту № [номер] от [дата] за [услуга]. НДС не облагается (или сумма НДС в т.ч.)»
9. Подпись и печать. Подпись исполнителя обязательна; печать ставится только если у ИП/ООО она зарегистрирована и применяется

Три способа выставить счёт

Технически вы можете сделать счёт через любой текстовый редактор. Но в России сложилось три основных канала, у каждого свои плюсы.

Способ 1. Через «Мой налог» (только для самозанятых)

Приложение от ФНС, в котором самозанятый ведёт учёт и формирует чеки, с конца 2023 года умеет выставлять счета. Открываем «Новая продажа» → «Юридическому лицу или ИП» → заполняем ИНН плательщика → описание услуги → сумма → нажимаем «Сформировать счёт». Получается PDF с реквизитами карты самозанятого и QR-кодом СБП. Отправляем заказчику через мессенджер или email.

Плюс: при оплате счёт автоматически связывается с будущим чеком - не нужно вручную вписывать сумму. Минус: иногда заказчики не доверяют PDF без печати и просят более формальный счёт.

Способ 2. Через Excel / Word шаблон

Самый универсальный способ для ИП и ООО. Открываете готовый шаблон (один раз создаёте под себя или скачиваете), заполняете данные, конвертируете в PDF и отправляете. Бесплатные шаблоны - на сайтах банков (Тинькофф, Сбер, Точка), на «Регберри», «Контур.Эльба». Делаете один раз - используете годами.

Плюс: полный контроль за формой, можно добавить логотип, печать, специальный дизайн. Минус: каждый счёт - 2-3 минуты ручного заполнения, а нумерацию надо вести вручную или вести таблицу учёта.

Способ 3. Через приложение банка

Тинькофф, Точка, Альфа, Модульбанк имеют встроенный модуль выставления счетов прямо из приложения для ИП. Вводите данные плательщика → описание → сумма → отправляете - и одновременно генерируется QR-код СБП для оплаты. Бухгалтерия банка автоматически отмечает счёт как оплаченный при получении денег.

Плюс: интеграция с бухгалтерией и онлайн-кассой банка - всё в одном окне. Минус: формат счёта продиктован банком, кастомизация минимальная.

Счёт от самозанятого: особенности

Заказчик-ООО иногда смотрит на счёт от самозанятого с осторожностью: нет печати, нет ОГРНИП, реквизиты карты вместо расчётного счёта. Чтобы не вызывать вопросов у бухгалтерии заказчика, в счёте укажите детали:

• Полное ФИО, ИНН, серия и номер паспорта (опционально) - чтобы заказчик мог проверить личность исполнителя при необходимости
• Прямая формулировка статуса: «Иванов И. И., ИНН 760000000000, плательщик налога на профессиональный доход на основании Федерального закона № 422-ФЗ от 27.11.2018» - сразу снимает вопросы о налоговом режиме
• Реквизиты карты или СБП: «Получатель: Иванов И. И., карта ПАО Сбербанк № 2202 **** **** 1234» или «СБП: +7 (915) 000-00-00, банк-получатель: Тинькофф»
• Назначение платежа: «Оплата по счёту № [номер] от [дата] за [услуга]. НДС не облагается (НПД)»
• Обязательство по чеку: в подвале счёта - «После оплаты будет сформирован чек в приложении \"Мой налог\" и направлен Заказчику» (это снимает претензии бухгалтерии заказчика к отсутствию первичного документа)

Печать самозанятому не нужна и юридически не имеет силы (статус не предусматривает регистрацию печати). Подпись от руки - желательна, но необязательна; чаще используется электронная подпись в виде имени с расшифровкой («Иванов И. И.»).

Счёт-фактура с 1 апреля 2026: новая строка 5б

Если вы плательщик НДС - с 1 апреля 2026 года формат счёт-фактуры обновлён постановлением Правительства РФ № 26 от 23.01.2026. Главное изменение - обязательная новая строка 5б.

Что такое строка 5б

В строке 5б указывается номер и дата авансового счёта-фактуры, который был выставлен при получении оплаты или частичной оплаты в счёт предстоящих поставок. Если по этой сделке аванса не было - строка остаётся пустой (но сама строка должна быть в форме).

Если в течение жизни авансового счёт-фактуры в неё вносились исправления - в строке 5б указывают номер и дату последнего исправления.

Прослеживаемые товары

В обновлённой форме стоимость прослеживаемых товаров заполняется в рублях и копейках без округления до целого рубля. Это касается товаров, попавших в систему прослеживаемости (НП ст. 169.1).

Реквизиты ИП в подписи

В обновлённой форме рядом с подписью ИП теперь указывают только ОГРНИП и дату его присвоения, без реквизитов свидетельства о регистрации (которое перестали выдавать в 2017 году, но многие шаблоны его всё ещё содержали).

Как клиент оплачивает счёт: 4 канала

В зависимости от того, кто оплачивает (физлицо или ИП/ООО) и где он, доступны разные каналы. У каждого свои сроки зачисления и комиссии.

1. Безналичный перевод по реквизитам

Классический способ для ООО → ИП и ИП → ИП. Заказчик в своём банке создаёт платёжное поручение, указывает реквизиты из счёта и сумму. Зачисление - 1-2 банковских дня. Комиссия - в рамках тарифа РКО заказчика (обычно 30-100 руб. за платёж сверх лимита). На стороне получателя - бесплатно.

2. СБП по QR-коду или номеру телефона

Современный способ для физлиц и ИП. Заказчик-физлицо сканирует QR-код из счёта камерой своего банка-приложения - выскакивает форма перевода с пред-заполненной суммой. Подтверждает - деньги приходят за секунды. Комиссия для бизнеса-получателя по нормативам ЦБ - 0,4-0,7% от суммы. Лимит на операцию - 600000 руб.

3. Перевод с карты на карту

Самый простой способ для самозанятых. Заказчик-физлицо переводит на номер карты или по номеру телефона СБП. Комиссия 0% при переводе между картами одного банка, 1-1,5% между разными. Лимит зависит от банка получателя.

4. Эквайринг по платёжной ссылке

Подходит для всех онлайн-сценариев. Через ЮKassa, Robokassa, Tinkoff Bank или встроенный эквайринг банка генерируется ссылка с заранее указанной суммой и реквизитами счёта. Заказчик переходит, вводит данные карты, платит. Комиссия 1,5-2,8% в зависимости от суммы и сегмента. Удобно для интернет-магазинов и онлайн-сервисов.